Business Central “best of breed” tra gli ERP

Quali insegnamenti possiamo trarre dal mondo equestre nella gestione di progetti ERP?

Ci si chiederà cos’ha l’equitazione di tangente con la conduzione di progetti ERP…molto e molte similitudini permettono di comprendere e di gestire al meglio il buon esito di implementazioni ERP con Business Central!

Ho scoperto il mondo dell’equitazione diversi anni fa (10 per la precisione …e poi ci ritorno su questo numero) accompagnando mia figlia, con molti sacrifici ma anche altrettante soddisfazioni, nel suo percorso professionistico dell’equitazione.

La sua passione, unita alla mia perenne curiosità di scoprire realtà inesplorate, mi ha permesso di avvicinarmi sempre più a questa magnifica disciplina. Col tempo, è diventata una mia ulteriore passione. Praticarla mi ha dato un incredibile giovamento e moltissimi spunti di riflessione applicate al mio ambito lavorativo. In questo articolo vi racconto le mie riflessioni sulle similitudini tra equitazione e gestione dei progetti ERP!

7 similitudini tra equitazione e progetti ERP

1. L’armonia tra cavallo e cavaliere

Una buona andatura sul cavallo, e soprattutto una buona postura, è frutto di una serie di tecniche. Se applicate all’unisono, esse permettono di stabilire un flusso unico e simbiotico tra cavallo e cavaliere con bassi rischi di cadere. Lo stesso avviene nelle implementazioni di progetti ERP con Business Central. Avere tutte le componenti (reparti funzionali) in perfetta armonia e che viaggiano in sincronia (dati sempre aggiornati) permette di beneficiare appieno di un sistema informativo che traina il business, richiedendo dei giusti “aiuti” da parte di chi conduce.

2. Saper guidare il galoppo

Per chiedere il galoppo al cavallo si deve “utilizzare un aiuto” (ndr gamba esterna indietro). È proprio quest’impulso da parte del management, eseguito nel momento giusto come un buon cavaliere deve fare, che permette all’azienda di avanzare rapidamente nel proprio business nel massimo della sicurezza. La stessa sicurezza che i KPI delle dashboard di Power BI (embedded in Business Central) rilevano e forniscono. Il giusto aiuto e la garanzia del miglior timing all’accelerazione!

3. Tenere allenato il cavallo

Con l’aumento della popolarità dei progetti ERP e dell’equitazione è necessario avere una corretta valutazione dei costi. Mettere a disposizione strumenti/attrezzi per il controllo degli inventari, il tracciamento degli ordini con workflow approvativi ed il Customer Service è una delle peculiarità di Business Central. Come lo è la sua manutenzione. Un ERP non manutenuto nel tempo e non migliorato è come un cavallo che rimane fermo alla sua categoria e diventa obsoleto (e quindi relegato a essere utilizzato sporadicamente). Business Central è una vera fonte di informazione e, come un equino, va “foraggiato” con dati continui e tali da permettere le massime performance agonistiche.

4. Le tre discipline olimpiche dell’equitazione

Business Central (o meglio Navision nelle versioni precedenti) al pari di molti altri ERP è nato principalmente per gestire la contabilità generale, il ciclo attivo e passivo.  Un numero 3 che è il medesimo delle prime tre discipline olimpiche nell’equitazione (dressage, salto ostacoli e completo).

Ma cosa accomuna il numero delle tre discipline a Business Central? Molto!

Il Dressage

Col Dressage il binomio cavallo-cavaliere deve eseguire figure prestabilite in una competizione. Questo al pari di un’azienda che deve tendere a utilizzare i processi standard di un ERP e già imperniati in Business Central. Quanto più il binomio devierà da quanto fissato, bypassando processi e linee di flusso stabilite, tanto più diminuiranno le sue performance di risultato. Proprio come un’azienda che pretende di “violentare” processi standard e innestare i propri… difficilmente sarà possibile guidarla.
Inoltre la piena consapevolezza dei benefici del sistema informativo che un ERP come Business Central concede e la sua conseguente adozione in azienda permetterà di essere in movimento continuo. Anche in momenti di congiuntura come quelli del COVID-19 (come la figura del “piaffer” in un trotto sul posto). Pensando di slanciarsi poi in un galoppo di velocità non appena le condizioni circostanti lo permettano. È doveroso rimarcarlo perché nella mia esperienza ventennale ho spesso assistito ad aziende che subiscono il sistema ERP anziché avere un approccio che favorisce l’ingegnerizzazione dei processi attraverso il software.

Il Salto

Il Salto lo equiparo alle compliancy alla normativa italiana. La gara di salto dura 2 minuti, poco meno, come il tempo di trasmissione dei dati fiscali/contabili all’AdE. Ma sono questi minuti di fondamentale importanza. Piccoli errori di posizione, di distanza (tempo) e di dimenticanza (dichiarazioni non trasmesse) inficiano il buon esito della prova.
La soluzione Business Central e la gestione dei progetti ERP di Euris Dynamics permette di gestire questi timing con precisione e alerting specifici per ogni adempimento nei confronti del legislatore.

Il Completo

Il Completo è invece dato dalle prime due (dressage e salto) più salto all’aperto (cross country). È una disciplina speciale che permette di inglobare una serie di tecniche e attenzioni in un unicum di esperienze.
Un ottimo assetto aziendale, un deciso e naturale (come i comandi impartiti dal cavaliere) utilizzo dell’ERP Business Central ed un mantenimento di questi due assi nel tempo, permettono, al pari del completo, di sfruttare pienamente tutte le funzioni aziendali gestite da Business Central (oltre ai citati reparti di Contabilità Generale, Ciclo Attivo e Passivo anche i magazzini, la gestione delle commesse, la produzione, il Support post-vendita e le risorse umane) e di arrivare al traguardo con piena soddisfazione.

5. Puntare sul cavallo giusto

Business Central è caratterizzato da 3 (ritorna il numero magico…) assi:

1. Interno (reparti funzionali interni all’azienda). Pone nelle mani dell’imprenditore la possibilità di dotarsi di un ERP tra i migliori della “razza” come appunto Business Central, un “purosangue inglese” che permette di gestire al meglio tutte le necessità di un’azienda manifatturiera o di servizi. Un ERP flessibile e disciplinato, veloce e orientato a seguire le indicazioni del “cavaliere” essendo un eccellente cavallo affidabile, potente e veloce nelle risposte che fornisce a supporto delle decisioni del management.
2. Esterno. La capacità e la facilità dell’ERP Business Central di essere adatto ad interfacciarsi col mondo esterno e con ambiti di integrazione fin qui complicati per la maggior parte degli ERP in commercio.
3. Rapporto qualità/prezzo. Racchiude la capacità interna ed esterna e ne estremizza positivamente il rendimento. Non è banale questa affermazione e lo si osserva spesso nel mondo dell’equitazione. Non sempre il cavallo più caro è quello che ti garantisce il massimo dei risultati ma spesso è l’applicazione alle regole e la costanza nell’allenamento che garantisce alte performance.
   Lo stesso vale per i progetti ERP. Comprare un gestionale pensando che risolva qualsiasi problema all’interno dell’azienda è la prima causa di fallimento del progetto. E non ci si può sottrarre alla consapevolezza che l’implementazione di un ERP è un giusto mix tra progetto, licenze, utenti, hardware, consulenze e formazione. Business Central con Euris Dynamics gode di un “maneggio” internazionale in cui le professionalità e le metodologie applicate permettono implementazioni “naturali” e non forzate e di impostare le andature desiderate simile a quelle di un cavallo (passo, trotto, galoppo).

6. Il potere della squadra

Un doveroso pensiero a quelli che sono gli stakeholder che ruotano intorno ad un Progetto ERP. Credete che la vittoria di una gara sia frutto solo del cavallo e cavaliere (leggasi ERP e Project Manager)? Sbagliato!

Bisogna considerare che dietro la competizione in concorso esistono attori importanti che permettono al binomio di eccellere durante la gara (ergo il progetto):

Il Maniscalco

Colui che pareggia e ferra il cavallo per evitare tendiniti e problemi ai legamenti. Fa sì che i suoi ferri siano pronti ad affrontare agevolmente i terreni più impervi. Nel mondo ERP questa è la figura dell’Architect che progetta l’infrastruttura applicativa ed il cosiddetto “ferro” che dovrà poi “reggere” il gestionale e permettere di affrontare in adeguata sicurezza i momenti di stress da elaborazione dati.

Il Veterinario

Esegue check-up annuali o semestrali in modo che non vi siano problemi di salute e che gli stessi siano subito intercettati. Corrisponde alla figura del Perfomance System Analyst, colui che testa periodicamente lo stato di salute dell’ERP dal punto di vista dei dati e dell’integrazione coi sistemi esterni e segnala eventuali anomalie.

Lo Stalliere

Assicura fieno/mangime e acqua al cavallo in modo regolare e pulisce sempre il box e ne tiene ordinato lo spazio dedicato al cavallo. La figura del Data Analyst (non sempre presente in azienda) che si occupa del Data Cleansing e della sua consistenza e integrità nel DB dell’ERP. Assume un ruolo fondamentale perché un ERP senza dati o con un dato sporco pregiudica le potenzialità dello strumento.

L’Istruttore

Assiste cavallo e cavaliere per migliorare le capacità di entrambi, indica le azioni migliorative e istruisce sull’utilizzo delle best practice dell’ERP. Analogia forte con il PM del fornitore. Il PM non deve solo portare a casa il progetto nel rispetto della famosa triade (tempo, qualità e costi. Ma anche e soprattutto avere un ruolo di advocacy per l’azienda in un ottica di continuous improvement.

Il Proprietario del cavallo

(che non sempre corrisponde col cavaliere). Probabilmente la figura chiave. È il primo che deve esercitare un forte commitment sul proprio personale ed essere convinto che l’utilizzo di un ERP come Business Central sia centrico e funzionale al proprio business. Deve sempre avere il polso della situazione che l’ERP sia gestito secondo i risultati che vuole ottenere che non sono quelli di un mero contenitore di dati. Deve inoltre intervenire prontamente quando altri attori (e.g. Istruttore, Stalliere) siano inadempienti rispetto al loro mandato ma soprattutto essere il miglior amico dell’ERP, un proprietario d’azienda che non vuole fortemente un ERP ha potenzialmente perso in partenza.

7. L’importanza dell’età dell’animale

In ultimo, parlavo di 10 anni… ecco statisticamente corrisponde a 10 anni l’arco temporale di riferimento in cui un ERP può essere utilizzato in azienda e non venire mai aggiornato (il che non significa che non lo necessiti). Io non ho mai smesso di imparare rispetto a quanto un cavallo (aka ERP nel presente documento) possa insegnarti e permetterti di migliorare. Purtroppo gli ERP non parlano ma danno inequivocabili segnali di obsolescenza nella loro capacità di integrarsi, di estrarre numeri e indicazioni, nella loro velocità che decade in maniera inversamente proporzionale all’età di utilizzo e, ahimè, come i cavalli anche gli ERP hanno una loro vita media.

Affezionarsi ai cavalli è naturale ma poi gli anni scorrono rapidamente anche per loro e non bisogna tentare di ottenere gli stessi risultati con un ERP vecchio di 10 anni come se fosse il primo giorno dopo il go-live …no… è doveroso aggiornarlo… e Business Central è la soluzione, un prodotto facilmente upgradabile ma che soprattutto ti permette di non cambiare cavallo (ovvero prodotto) e di preservare nel tempo gli iniziali di implementazione.

Ritorno a montare a cavallo, alla prossima!